Traslocare il business senza mal di testa

A cosa fare attenzione per migrare il proprio sistema informativo senza sorprese e costi inaspettati

Cambiare sede al proprio business può nascondere parecchi rischi se non si hanno tutte le competenze necessarie.
Ci sono insidie nascoste che possono spesso causare ritardi o disagi e rendere il processo molto costoso, sia in termini di tempo,  che di effettivo esborso monetario.

In questi tempi di pandemia ci siamo trovati a gestire diversi traslochi (i nostri clienti My.Manager ricevono gratuitamente la consulenza relativa a questo processo) ed ho provato a mettermi nei panni di chi attualmente non si affida ad un MSP per la gestione dell'azienda.

Uno dei nostri clienti, operante nel campo della Loyalty aziendale, ad esempio ha recentemente deciso di traslocare in un coworking. Non è così insolita questa situazione e ritengo sarà sempre più diffusa considerata la "scoperta" dello smart working in location diverse da casa propria.

Molte aziende si sono infatti rese conto di poter continuare a lavorare agevolmente anche senza un proprio ufficio e, sempre più spesso, si stanno rivolgendo a queste strutture in grado di ospitarle abbattendo, tra l'altro, i costi fissi che in questo momento sono causa di tante crisi economiche.

Questa migrazione rappresenta però una "sfida" interessante nella quale ci siamo cimentati anche con MSolutions e della quale stiamo beneficiando ormai da qualche anno anche in un paese della provincia.

Nel caso specifico del nostro cliente, siamo partiti da un'analisi generale della situazione che ci si presentava e del nuovo spazio a cui adibire tutta la struttura informatica.

Un sistema ICT, anche se piccolo, presenta infatti diverse variabili e spostare un intera attività implica riprogettare i processi ai quali gli utenti sono abituati, valutandone al contempo il miglioramento e l'efficienza.

Oltre a considerare, quindi, la logistica dello spostamento, abbiamo anche preso in considerazione:

  • La modalità di condivisione dei file. Partendo da un sistema basato su NAS in rete locale, è stata:

    • valutata la mole e la tipologia dei dati trattati dall'azienda,

    • presa in esame la frequenza di aggiornamento.

    • scelto il servizio più idoneo e trasferito i file nel cloud

    • formato gli operatori per la nuova soluzione

  • Gli apparati di rete e le necessità di collegamento remoto. Dovendo abbandonare il firewall abbiamo dovuto:

    •  riprogettare l'accesso da remoto degli operatori

    • interfacciarci con il reparto IT del coworking

    • rifare le configurazioni sui client remoti

  • Il sistema telefonico e i numeri di telefono. Non era possibile trasportare il centralino quindi abbiamo:

    •  trasformato i numeri storici del cliente in account SIP

    • fornito e configurato un centralino in cloud

    • formato gli operatori per la nuova soluzione

  • Il sistema di backup

    • Completamente riprogettato per gestire la nuova struttura dati

  • La gestione delle stampanti

  • Le esigenze per la rete Wireless

  • Le applicazioni necessarie all'operatività quotidiana per valutare la necessità di trasferirle o convertirle in cloud

In questo  modo siamo riusciti a pianificare nel dettaglio il trasloco e garantire al cliente piena operatività, anche telefonica, per il giorno da lui fissato come primo giorno operativo nella nuova sede.

Le piccole necessità sono state gestite agilmente grazie ai nostri software cloud based che sono totalmente indipendenti dalla posizione fisica del cliente.

Senza il supporto di un MSP come Msolutions,  il cliente si sarebbe potuto trovare di fronte a imprevisti dovuti alla mancanza di competenze.

Qualche esempio?: 

* lo spostamento fisco del Nas lo avrebbe reso irraggiungibile (perché configurato per rete diversa) rendendo impossibile agli utenti l'accesso ai propri file
* gli utenti remoti si sarebbe trovati impossibilitati a qualsiasi tipo di collegamento alle risorse dell'azienda
* la migrazione dei numeri di telefono, affidandosi ad un commerciale, avrebbe potuto non avere l'esito desiderato o presentare costi ingiustificati
* i tempi per riprendere la piena operatività sarebbero stati lunghi e imprecisati

Per tutti questi motivi è sempre auspicabile avere un manager ICT competente in azienda o affidare tale funzione in outsourcing ad aziende competenti.